Przepisy obowiązujące w Polsce nie pozostawiają najmniejszych wątpliwości co do tego, w jaki sposób powinny być wykonywane zobowiązania pomiędzy kontrahentami w relacjach B2B.
Pomimo tego znakomita większość (aż 90%) firm z sektora MŚP uskarża się na nieterminową realizację płatności przez ich partnerów biznesowych. Przynajmniej części z tych opóźnień polscy przedsiębiorcy mogliby jednak zapobiec, korzystając z monitoringu należności. Poniżej odpowiadamy, co to za proces, dlaczego jest przydatny i jak go wykorzystywać w firmie w oparciu o informacje uzyskane od specjalistów z polskiej firmy windykacyjnej Payhelp.
Na czym polega monitoring należności?
Najprościej rzecz biorąc monitoring należności (można się również spotkać z określeniami „monitoring faktur” oraz „monitoring płatności”, których znaczenie jest dokładnie takie samo) to szereg działań podejmowanych przez przedsiębiorcę lub jego pracowników po to, by efektywnie kontrolować bieżący stan płatności w danej firmie. Przede wszystkim chodzi o skrupulatne nadzorowanie stanu poszczególnych należności (uregulowana/nieuregulowana) po to, by zapobiec występowaniu opóźnień i tym samym poprawić płynność finansową firmy.
W przypadku, gdy termin płatności faktury zbliża się lub niedawno minął, przedsiębiorca powinien przypomnieć kontrahentowi o tym fakcie np. za pomocą przypomnienia pisemnego, wiadomości e-mail, rozmowy telefonicznej czy wiadomości SMS. Bardzo ważne jest, aby taki monitoring był prowadzony regularnie, ponieważ tylko wtedy spełni swoją rolę – nadzorowanie faktur w sposób chaotyczny, wybiórczy i nieusystematyzowany może skutkować efektem odwrotnym od zamierzonego.
Kto powinien korzystać z monitoringu płatności?
Wśród przedsiębiorców istnieje przekonanie, że monitoring faktur to działania, które powinny podejmować wyłącznie firmy duże, wystawiające w skali miesiąca znaczną liczbę faktur. Trudno odmówić logiki temu stwierdzeniu, jak jednak podkreślają eksperci Payhelp, także i firmy średnie, małe oraz mikrofirmy mogą osiągnąć wiele korzyści w wyniku skrupulatnej kontroli płatności. Dotyczy to szczególnie tych przypadków, gdy do monitoringu faktur był oddelegowywany konkretny pracownik lub gdy właściciel firmy zajmował się tym osobiście, co przekładało się na obniżenie efektywności funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.
Najważniejsze zalety prowadzenia monitoringu faktur
Jedną z największych korzyści wynikających z prowadzenia regularnego monitoringu płatności jest uporządkowanie wiedzy przedsiębiorcy na temat finansów jego firmy. Sprawna identyfikacja potencjalnie problemowych płatności pozwala z wyprzedzeniem podjąć odpowiednie działania i lepiej zarządzać finansami, co z kolei przekłada się na możliwość utrzymania płynności finansowej. Warto również pamiętać, że kontrahenci, którzy są świadomi tego, że ich partnerzy biznesowi dokładnie weryfikują terminowość otrzymywania zapłaty, są znacznie bardziej skłonni do terminowego regulowania swoich zobowiązań w przyszłości.
Monitoring należności a windykacja
Nawet najbardziej skrupulatnie prowadzony nadzór nad płatnościami może się okazać nieskuteczny wobec niektórych kontrahentów, którzy pomimo regularnego otrzymywania przypomnień o konieczności wywiązania się z obowiązku opłacenia faktury i tak nie regulują swoich zobowiązań w wyznaczonym terminie. Jak jednak podkreślają eksperci Payhelp, brak zapłaty ze strony kontrahenta nie jest tak naprawdę końcem ścieżki monitoringu należności – można bowiem do niej zaliczyć również polubowną windykację długów.
Jeżeli dana firma samodzielnie zajmuje się windykacją faktur na początkowym etapie zaległości (np. w okresie do kilkunastu dni od braku zapłaty), ponosząc wszelkie związane z tym faktem koszty oraz negatywne konsekwencje, to warto zastanowić się nad tym, czy lepszym rozwiązaniem nie będzie przekazanie faktycznych działań windykacyjnych wykwalifikowanym w tej dziedzinie profesjonalistom.
Zewnętrzne firmy windykacyjne, takie jak Payhelp, posiadają zarówno odpowiednią wiedzę, jak i zaplecze techniczne oraz doświadczoną kadrę specjalistów, co przekłada się na zdecydowanie większą skuteczność działań windykacyjnych podejmowanych wobec niesolidnych kontrahentów. Dzięki uwzględnieniu stałej obecności firmy windykacyjnej w procesie monitoringu należności przedsiębiorca zyskuje partnera biznesowego, którego efektywność podejmowanych działań jest bardzo wysoka (w Payhelp aż 73% spraw kończy się odzyskaniem długu na etapie polubownym).
To nie jedyne korzyści ze współpracy z profesjonalną firmą windykacyjną. Klienci Payhelp mogą liczyć również na:
- niskie realne koszty windykacji, ponieważ jedyna opłata za odzyskanie długu to niewielka prowizja (11,9% w przypadku windykacji polubownej) naliczana od faktycznie zwindykowanej sumy brutto dopiero po spłacie należności przez dłużnika;
- nieograniczony i bezpłatny dostęp do dedykowanej platformy online, pozwalającej łatwo i szybko (około 2 minuty na jedną fakturę) dodawać faktury do obsługi przez Payhelp oraz sprawdzać stan poszczególnych spraw;
- prowadzenie negocjacji z dłużnikiem w zgodzie z najlepszymi praktykami windykacyjnymi (określanymi przez Zasady Dobrych Praktyk Windykacyjnych) i zawsze w taki sposób, by relacje biznesowe pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem nie ucierpiały;
- indywidualną opiekę ekspertów Payhelp, którzy wyjaśnią ewentualne wątpliwości wierzyciela oraz zawsze starają się wypracować w trakcie rozmów z dłużnikiem kompromis, który usatysfakcjonuje obie strony bez uszczerbku dla interesów wierzyciela.
Więcej informacji na temat współpracy z firmą windykacyjną Payhelp można znaleźć bezpośrednio na jej stronie internetowej, do czego zachęcamy.
