Rola ISO 22301 w zarządzaniu ciągłością działania – przewodnik po normie

Czym jest ISO 22301?

ISO 22301 to pierwsza międzynarodowa norma, która zawiera ramy dla identyfikacji kluczowych czynników ryzyka, mających wpływ na organizację i utrzymanie jej działań w najtrudniejszych warunkach. Wprowadza ona dobre praktyki w zakresie zarządzania ciągłością działania, przygotowuje podmiot na skuteczne reagowanie w obliczu niespodziewanych incydentów i chroni go przed szkodami finansowymi oraz wizerunkowymi.

ISO 22301 w kontekście innych norm

Norma ISO 22301 wyparła wcześniej wykorzystywany do zarządzania ciągłością działania brytyjski standard BS 25999. Różni się ona od niego przede wszystkim:

• wprowadzaniem bardziej widocznego i aktywnego przywództwa najwyższego kierownictwa każdej organizacji,
• wymogiem bardziej starannego planowania i przygotowania zasobów niezbędnych do zapewnienia ciągłości działania,
• podkreśleniem rangi ustalania celów oraz monitorowania skuteczności i pomiarów,
• kładzeniem większego nacisku na kwestie związane z komunikacją wewnątrz organizacji,
• ustalaniem większej odpowiedzialności przed szerzej zdefiniowaną społecznością,
• silnym naciskiem na sposób podejścia organizacji do czynników ryzyka.

Znaczenie ciągłości działania w kontekście współczesnych zagrożeń

Wdrożenie systemu zarządzania ciągłością działania zgodnego z normą ISO 22301 wiąże się dla organizacji z nabyciem umiejętności skutecznej reakcji na sytuacje kryzysowe oraz zdolności do funkcjonowania na wysokim poziomie niezależnie od niekorzystnych czynników, także w następstwie nieplanowanych zdarzeń. Jego aplikacja pozwala ponadto podnieść wiarygodność firmy w oczach klientów, inwestorów i udziałowców, tym samym zwiększając jej konkurencyjność na rynku.

Zapewnienie ciągłości działania organizacji jest szczególnie istotne w kontekście współczesnych zagrożeń, wśród których można wymienić między innymi:

• niestabilność łańcuchów dostaw,
• wzrost cen surowców,
• wzrost inflacji.

Odgrywa ponadto dużą rolę w obliczu stawianych przedsiębiorstwom wymogów w zakresie elastyczności, innowacyjności oraz wdrażania rozwiązań umożliwiających zmniejszenie śladu węglowego celem obniżenia negatywnego impaktu środowiskowego i realizacji postulatów polityki zrównoważonego rozwoju.

Kluczowe elementy ISO 22301

Kluczowymi elementami ISO 22301 są:

• analiza kontekstu organizacyjnego i identyfikacja newralgicznych procesów biznesowych, umożliwiająca zrozumienie znaczenia poszczególnych obszarów funkcjonowania organizacji,
• rozpoznanie potencjalnych zagrożeń oraz ich wpływu na funkcjonowanie organizacji,
• opracowanie planów reagowania kryzysowego, definiujących procedury postępowania w obliczu różnorodnych nieprzewidzianych sytuacji i scenariusze przywracania głównych procesów biznesowych,
• ciągła ocena skuteczności i doskonalenie wdrożonego systemu zarządzania ciągłością działania.

Jak wdrożyć ISO 22301?

Wdrażanie normy ISO 22301 jest kompleksowym procesem wymagającym strategicznego podejścia i zaangażowania kierownictwa najwyższego szczebla. Jego przebieg można podzielić na dziewięć etapów.

1. Kompleksowa analiza kontekstu organizacyjnego.
2. Wskazanie kluczowych procesów biznesowych.
3. Ocena ryzyka.
4. Opracowanie strategii ciągłości działania.
5. Sporządzenie dokumentacji.
6. Wdrożenie procedur.
7. Przeprowadzenie szkoleń pracowniczych.
8. Przeprowadzenie audytu wewnętrznego.
9. Uzyskanie certyfikatu potwierdzającego poprawne wdrożenie ISO 22301 w organizacji.

Najczęstsze wyzwania we wdrażaniu ISO 22301

Podczas wdrażania ISO 22301 w organizacji można napotkać różnorodne wyzwania. Dotyczą one zazwyczaj uzyskania pełnego zaangażowania kierownictwa najwyższego szczebla oraz precyzyjnego określenia strategicznych obszarów działalności i zachodzących między nimi zależności. Częstym wyzwaniem we wdrażaniu ISO 22301 jest również niechęć pracowników w stosunku do zmian w sposobie organizacji pracy.

Dla kogo jest przeznaczona norma ISO 22301?

Norma ISO 22301 jest przeznaczona dla wszystkich organizacji, które są zainteresowane ustanowieniem, wdrożeniem, utrzymywaniem i doskonaleniem systemu zarządzania ciągłością działania, jak również zapewnieniem zgodności podejmowanych czynności z obowiązującą polityką ciągłości biznesu. Poleca się ją przede wszystkim podmiotom działającym w handlu, usługach, branżach energetycznej i produkcyjnej, jak również zajmującym się oczyszczaniem i recyklingiem. Dzięki wdrożeniu normy ISO 22301 organizacja jest w stanie uzyskać ciągłość działania bez względu na sytuacje zewnętrzne i może deklarować zgodność z międzynarodowymi standardami, przez co jawi się jako bardziej wiarygodna i ma większe szanse w postępowaniach przetargowych.