Jak usprawnić backup danych w firmie?

Czym jest backup?

Backup, znany również jako kopia zapasowa lub kopia bezpieczeństwa, to proces tworzenia kopii oryginalnych danych, aby umożliwić ich przywrócenie w przypadku ich utraty lub uszkodzenia. Takie zabezpieczenie jest kluczowe dla zachowania ciągłości dostępu do informacji po wystąpieniu różnorodnych incydentów. Do takich zdarzeń zalicza się między innymi niezamierzone usunięcie danych, utratę spowodowaną kradzieżą, uszkodzeniami fizycznymi wynikającymi z zalania lub pożaru, a także celowe działania złośliwych osób, takie jak usunięcie danych lub ich zaszyfrowanie z żądaniem okupu. Istnieje wiele scenariuszy, które mogą prowadzić do utraty danych, dlatego niezbędne jest podjęcie środków zapobiegawczych. Celem jest zapewnienie, że niezależnie od rodzaju zaistniałego incydentu, istnieje możliwość odzyskania danych na różnych poziomach: od indywidualnych użytkowników, przez dane niezbędne do funkcjonowania infrastruktury IT, aż po kluczowe informacje biznesowe i bazy danych.

Na co należy zwrócić uwagę przy budowaniu strategii zabezpieczenia firmowych danych?

Sprawdzenie stanu strategii backupu w firmie wymaga przeprowadzenia kilku kluczowych kroków, aby upewnić się, że procesy backupu są skuteczne, aktualne i w pełni przygotowane na ewentualne scenariusze awaryjne. Przejście przez proponowane kroki pozwoli na dokładną ocenę stanu strategii backupu w firmie i zidentyfikowanie ewentualnych obszarów do poprawy, co jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości działania i ochrony danych.

1. Pierwszym krokiem jest audyt istniejącej polityki backupu, aby zrozumieć, jakie dane są zabezpieczane, jak często odbywa się backup, gdzie są przechowywane kopie zapasowe i jakie procedury są stosowane w przypadku potrzeby odzyskania danych. Sprawdź, czy polityka jest zgodna z celami biznesowymi i wymogami regulacyjnymi.
2. Sprawdzenie procedur automatyzacji i harmonogramów backupu. Warto odpowiedzieć na pytania: czy procesy backupu są automatyczne? Jak często są wykonywane? Czy harmonogramy backupu odpowiadają znaczeniu i wymaganiom poszczególnych zbiorów danych?
3. Weryfikacja bezpieczeństwa i szyfrowania. Należy upewnić się, że dane są odpowiednio zabezpieczone podczas tworzenia kopii zapasowych i w trakcie przechowywania, zwłaszcza jeśli wykorzystywane są usługi chmurowe oraz czy stosowane są silne mechanizmy szyfrowania.
4. Testowanie odzyskiwania danych. Regularne testy odzyskiwania danych są niezbędne, aby upewnić się, że w przypadku rzeczywistej potrzeby procesy te będą działały skutecznie. Przeprowadzenie testów odzyskiwania z różnych scenariuszy awaryjnych i z różnych punktów czasowych, aby ocenić gotowość organizacji na ewentualne incydenty.
5. Sprawdzenie lokalizacji i redundancji kopii zapasowych. Kopie zapasowe powinny być przechowywane w bezpiecznych lokalizacjach, najlepiej w różnych miejscach geograficznych, aby zminimalizować ryzyko związane z katastrofami naturalnymi czy awariami infrastruktury.
6. Ocena zgodności z przepisami i standardami branżowymi. Warto sprawdzić czy strategia backupu jest zgodna z obowiązującymi przepisami ochrony danych (np. GDPR, HIPAA) oraz czy spełnia standardy branżowe, które mogą mieć zastosowanie w danej działalności.
7. Analiza wydajności i kosztów. Czy obecne rozwiązania backupu są kosztowo efektywne? Czy nie generują niepotrzebnych opóźnień w działalności firmy? Warto rozważyć, czy istnieją bardziej wydajne lub opłacalne opcje dostępne na rynku.
8. Konsultacja z zespołami IT i użytkownikami biznesowymi. Dialog z zespołami technologicznymi i użytkownikami końcowymi może dostarczyć cennych informacji na temat efektywności procesu backupu.
9. Warto upewnić się, że wszystkie procedury backupu i odzyskiwania danych są dokładnie udokumentowane, a personel jest odpowiednio przeszkolony w ich stosowaniu.

Standardy kopii zapasowych - 3 2 1 0…

Strategia archiwizacji danych “3-2-1-0” to metoda zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych przez przyjęcie specyficznych kroków w ich archiwizacji. Dzięki niej możliwe jest skuteczne ochronienie informacji przed stratą spowodowaną przez różnego rodzaju nieprzewidziane sytuacje, takie jak awarie techniczne, błędy ludzkie czy cyberataki. Metoda ta jest uznawana za jedną z najlepszych praktyk w zakresie tworzenia kopii zapasowych i jest szeroko rekomendowana zarówno w przedsiębiorstwach, jak i przez użytkowników indywidualnych, aby zwiększyć prawdopodobieństwo odzyskania utraconych danych i zmniejszyć ryzyko ich nieodwracalnej utraty.

Według tej zasady należy:

1. Posiadać minimum trzy wersje danych: oryginał oraz co najmniej dwie kopie zapasowe, co zwiększa bezpieczeństwo danych poprzez ich redundancję.
2. Wykorzystać dwa różne nośniki do przechowywania kopii zapasowych, co minimalizuje ryzyko utraty danych w przypadku awarii jednego z nośników (na przykład awarii dysku twardego).
3. Zabezpieczyć dane przez przechowywanie przynajmniej jednej kopii zapasowej poza główną lokalizacją, co chroni przed stratami wynikającymi z katastrof naturalnych lub innych zdarzeń wpływających na fizyczną lokalizację danych.
4. Zapewnić, że kopie zapasowe są regularnie testowane i weryfikowane pod kątem braku błędów, co gwarantuje, że w momencie potrzeby będą one dostępne i kompletny, umożliwiając odzyskanie danych bez przeszkód.

Replikacja danych

Replikacja danych jest strategią zabezpieczającą, która ma na celu zagwarantowanie wysokiej dostępności i ciągłości działania systemów przez utrzymywanie bieżących kopii danych w rozproszonych lokalizacjach.Działa niemal w czasie rzeczywistym lub z minimalnym opóźnieniem, umożliwiając szybką reakcję na awarie poprzez natychmiastową dostępność aktualnych wersji danych. 

Replikacja może być realizowana synchronicznie, co oznacza natychmiastową replikację danych między systemami, lub asynchronicznie, z pewnymi opóźnieniami. Jest to szczególnie przydatne w zapewnieniu ciągłości operacyjnej poprzez umożliwienie dostępu do danych nawet w przypadku lokalnych zdarzeń zakłócających, takich jak awarie sprzętu czy katastrofy naturalne. Chociaż replikacja oferuje znaczące korzyści w zakresie dostępności danych, może również wiązać się z wyższymi kosztami i złożonością, szczególnie przy dużej ilości danych do zarządzania.

Korzyści z wdrożenia backupu w chmurze

Wykorzystanie usług backupu danych w chmurze oferuje szereg atutów w stosunku do konwencjonalnych metod archiwizacji danych na urządzeniach lokalnych.

Elastyczność rozwiązań chmurowych takich jak Microsoft Azure, pozwala na bezproblemową adaptację przestrzeni magazynowej do zmieniających się wymogów, eliminując konieczność inwestycji w fizyczny sprzęt. Dzięki dostępności chmury przez internet, dane można odzyskać z każdego miejsca na świecie, co jest nieocenione w przypadku awarii.

Bezpieczeństwo przechowywanych w chmurze danych jest kolejnym istotnym atutem, gdyż dostawcy usług chmurowych implementują zaawansowane mechanizmy zabezpieczające, w tym szyfrowanie i autentykację wieloskładnikową, chroniąc przed atakami takimi jak ransomware. Usługi chmurowe oferują również dodatkową ochronę danych przed zniszczeniem w wyniku katastrof naturalnych czy awarii sprzętu, zapewniając ich bezpieczeństwo w oddzielnej lokalizacji.

Zmniejszenie kosztów zarówno początkowych, jak i bieżących, jest znaczące dzięki eliminacji potrzeby zakupu, konserwacji i aktualizacji własnych serwerów oraz nośników do backupu. Automatyzacja procesu tworzenia kopii zapasowych minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, gwarantując regularność archiwizacji.

Kontrola wersji jest kolejną ważną funkcją oferowaną przez dostawców chmurowych, umożliwiając odzyskiwanie danych z różnych punktów w czasie, co jest kluczowe przy uszkodzeniu lub infekcji aktualnych plików.

Optymalizacja wydatków dzięki modelom płatności opartym na faktycznym zużyciu zamiast znacznych inwestycji wstępnych to kolejny argument za chmurą. Ponadto, niektóre rozwiązania chmurowe umożliwiają szybkie przywracanie danych, co jest nieocenione w sytuacjach kryzysowych.

Mimo wielu zalet, należy także wziąć pod uwagę potencjalne wyzwania związane z backupem w chmurze, takie jak koszty transferu danych czy wymogi prawne. Wybór odpowiedniej usługi backupu w chmurze wymaga więc dokładnej analizy specyficznych potrzeb i możliwości.

Współpraca z zewnętrzną firmą informatyczną

Wybór między zarządzaniem procesami tworzenia kopii bezpieczeństwa w obrębie organizacji a powierzeniem tych zadań specjalistycznej firmie zewnętrznej powinien być podyktowany specyfiką operacyjną przedsiębiorstwa, zdolnościami technicznymi oraz zasobami ludzkimi działu IT. Delegowanie odpowiedzialności za backup danych na zewnątrz umożliwia optymalizację kosztów w zależności od aktualnych potrzeb organizacji i oferuje dostęp do wysokiej klasy know how bez dodatkowych obciążeń finansowych związanych z zatrudnieniem specjalistów na pełny etat. Usprawniając zabezpieczenie danych firmowych dzięki wszechstronnymi usługom w zakresie backupu i zabezpieczenia danych w chmurze świadczonymi przez dostawcę zewnętrznego, zapewniasz sobie wsparcie w efektywnym zarządzaniu i ochronie danych przed ryzykiem ich utraty.

Firma informatyczna Lizard z Warszawy może pełnić rolę zaufanego partnera w obszarze ochrony oraz rozwoju infrastruktury IT. Dzięki dogłębnej analizie zasobów wymagających ochrony i archiwizacji, eksperci z Lizard potrafią zarekomendować rozwiązania backupowe i chmurowe najbardziej dopasowane do potrzeb Twojej organizacji, zapewniając przy tym ich implementację oraz ciągłe wsparcie dla Twojego zespołu IT. Współpraca z APN Promise, uznanym liderem we wdrożeniach technologii Microsoft, w tym Azure, pozwala Lizard dostarczać rozwiązania nie tylko skrojone na miarę Twoich oczekiwań, ale także kosztowo efektywne, z możliwością dostosowania modeli rozliczeniowych.