Istnieje kilka sposobów finansowania firmowej floty samochodowej. Przedsiębiorstwa mogą kupić pojazdy na własność, sfinansować ich zakup kredytem bankowym, wziąć je w leasing, a także skorzystać z usługi wynajmu średnio- lub długoterminowego. W zależności od tego, na które z tych rozwiązań się zdecydują, z utrzymaniem ich floty samochodowej będą wiązały się różne koszty oraz formalności. Sprawdźmy, które z tych rozwiązań mają szansę okazać się najbardziej opłacalne!
Finansowanie floty samochodowej - zakup na własność kontra kredyt
Jeszcze kilkanaście lat temu sporo firm decydowało się na zakup samochodów na własność. Nie było to jednak rozwiązanie dla każdego – aby mu sprostać, firma musiała posiadać wolną gotówkę i przeznaczyć ją na zakup pojazdów. Alternatywnie, mogła zaciągnąć kredytu z banku pod warunkiem, że posiadała zdolność kredytową na odpowiednim poziomie.
Z posiadaniem firmowego samochodu na własność wiąże się szereg formalności. Co do zasady, firma musi wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych, jeśli jego wartość przekracza 10 tys. zł (liczy się kwota netto w przypadku czynnych płatników VAT lub brutto dla nie-vatowców). Auto powinno zostać także poddane amortyzacji – liniowej (dla auta nowego na okres 5 lat, przy zastosowaniu stawki 20%) lub indywidualnej (dla pojazdu używanego na 2,5 roku, ze stawką roczną 40%).
Środki przeznaczane na korzystanie z samochodu mogą zostać wpisane do kosztów uzyskania przychodu w określonych limitach – 75% dla auta wykorzystywanego do celów firmowych i prywatnych i 100% dla pojazdów użytkowanych tylko w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli auto zostało kupione na kredyt, do kosztów firmowych można wpisać także spłacane zgodnie z harmonogramem odsetki.
Leasing czy prywatne auto? Co jest lepsze i mniej wymagające pod względem formalnym?
Innym sposobem finansowania floty samochodowej jest leasing. To sprawdzone rozwiązanie, z którego od lat korzysta wielu przedsiębiorców. Jest o tyle bardziej opłacalne od zakupu pojazdów na własność, że nie firma nie musi uszczuplać swojego budżetu, jednocześnie mogąc korzystać z dostępnych ulg podatkowych.
Problemem związanym z leasingiem, na który zwraca dziś uwagę sporo, zwłaszcza młodych firm, jest sam czas obowiązywania umowy, który w przypadku leasingu wynosi co najmniej 2 lata, a najczęściej jest wydłużany do 3-5 lat. Tak długi okres trwania zobowiązania jest nie do zaakceptowania dla dopiero startujących firm, które nie są pewne, jak potoczy się ich biznesowa przyszłość.
W takiej sytuacji, bardziej bezpiecznym i opłacalnym rozwiązaniem ma szansę okazać się prywatne auto. Własny samochód można bowiem z powodzeniem wykorzystać w ramach prowadzonej przez siebie działalności nawet w sytuacji, kiedy nie wchodzi on w skład firmowego majątku.
Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć 20% kwoty netto + nierozliczony VAT wydatków związanych z używaniem prywatnego pojazdu w ramach działalności gospodarczej. Możliwość rozliczenia wszystkich kosztów pojawia się natomiast wyłącznie w sytuacji, kiedy samochód jest wykorzystywany tylko w celach firmowych, konieczne jest jednak prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu oraz złożenie deklaracji VAT-26 w US.
Firmowe auto na abonament. Jakie koszty i formalności wiążą się z wynajem floty samochodowej?
Sposobem finansowania firmowej floty samochodowej, z którym wiąże się zdecydowanie najmniej formalności, jest wynajem długoterminowy. To nowoczesna, skrojona na miarę współczesnych firm usługa, która pozwala im czerpać korzyści z posiadania floty samochodowej, przy jednoczesnym ograniczeniu do minimum kosztów i formalności związanych z jej użytkowaniem.
W ramach wynajmu średnioterminowego firma może wypożyczyć auta dostawcze, osobowe lub samochody klasy premium na czas od 1 miesiąca do 1 roku. Usługa auta w abonamencie, pod którą kryje się wynajem długoterminowy, pozwala natomiast na korzystanie z użyczonych przez wypożyczalnię pojazdów przez czas dłuższy niż 1 rok – umowy są zwykle zawierane na 2-3 lata, w zależności od potrzeb klienta.
Za korzystanie z wypożyczonego pojazdu firma płaci co miesiąc jedną, stałą kwotę. To tzw. abonament, od którego firma może odliczyć VAT i tym samym osiągnąć dodatkowe korzyści podatkowe. Jej stały charakter pozwala z kolei lepiej kontrolować firmowe wydatki oraz określić z góry, ile firmę będzie kosztowało utrzymanie samochodów – bez przykrych niespodzianek i nieprzewidzianych wydatków po drodze.
Jakby tego było mało, w ramach wynajmu średnio- i długoterminowego firma ma zapewnione pełne wsparcie w zakresie zarządzania swoją flotą samochodową. Wypożyczalnia pokrywa także większość wydatków związanych z utrzymaniem pojazdów – odpowiada m. in. za ich serwisowanie, okresowe przeglądy techniczne, wymianę opon, ubezpieczenie komunikacyjne, a także za naprawy i części zamienne, czyli za to wszystko, co w przypadku pozostałych sposobów finansowania floty samochodowej finansowo obciąża firmę.
