Rozliczanie delegacji bywa bardzo uciążliwe, zwłaszcza gdy zarządzasz większą flotą pojazdów. Jak kontrolować kierowców, zużycie paliwa i optymalizować koszt oraz czas przejazdów? Dzięki elektronicznym systemom rozliczeń może to być prostsze niż Ci się wydaje. Zobacz, jakie są zalety i wyzwania związane z wdrożeniem digitalizacji w swojej firmie.
Papierowo czy elektronicznie? Rozliczanie delegacji pracowniczych
Obieg papierowej dokumentacji, od momentu złożenia wniosku, przez uzyskanie akceptacji, aż po zaplanowanie i wreszcie rozliczenie podróży trwa dość długo i jest czasochłonny. „Po drodze” może dojść do pomyłek, które generują opóźnienia, lub innych zdarzeń losowych mających wpływ na przebieg całej procedury.
Samo wypełnianie wniosków i uzupełnianie rachunków bywa bardzo uciążliwe. Wreszcie pojawia się problem z dostępnością miejsc na archiwizowanie dokumentów i ze sposobem ich znakowania. Dzisiaj firmy zwracają też uwagę na aspekt ekologiczny, a w poszukiwaniu najbardziej optymalnych rozwiązań coraz chętniej inwestują w moduły do elektronicznego rozliczania delegacji.
Jakie funkcje ma elektroniczny system do rozliczania delegacji?
Aby zrozumieć, w jakim stopniu elektroniczny system rozliczania delegacji usprawni Twoją codzienną pracę, poznaj na wstępie jego możliwości. Ostatecznie rodzaj i zakres funkcji zależeć będą od rozwiązania, na które się zdecydujesz, jednak będziesz mógł całkowicie zrezygnować z papierowych formularzy. Digitalizacja to m.in.:
- gotowe szablony wniosków i wzorców delegacji krajowych i zagranicznych, które można swobodnie edytować,
- możliwość zarejestrowania i rozliczenia wyjazdów osób spoza własnej organizacji,
- ścieżka akceptacji wyjazdu lub podróży służbowej,
- formularz rozliczenia Delegacji (plik MS Excel) z opisem miejsc, dat i godzin podroży, wyliczeniem diet, ryczałtów, noclegów, wyżywienia;
- weryfikacja rozliczenia w księgowości,
- możliwość integracji z systemem FK.
Wnioski tworzone są w systemach elektronicznych i mogą być udostępniane z tego poziomu innym – współpracownikom i przełożonym. Po powrocie z delegacji wystarczy po prostu otworzyć arkusz, uzupełnić go o daty (wyjazdu i powrotu), miejsca, godziny podróży, rodzaj podróży (autem służbowym, prywatnym, komunikacją zbiorową) oraz dodatkowe informacje np. ryczałty na noclegi czy wyżywienie.
Przeliczenie wydatków oraz ustalenie kwoty do wypłaty następuje automatycznie, co oznacza maksymalnie krótki czas i bezbłędne dane. Osoba akceptująca, jak również rozliczająca (z działu kadr i płac) widzą wniosek od razu i mogą szybko dopełnić formalności związanych z jego przeprocesowaniem.
Zalety elektronicznych systemów rozliczania delegacji
Digitalizacja nie omija żadnego działu w firmie i z powodzeniem może być stosowana także do rozliczania delegacji. Oznacza to szereg korzyści zarówno dla pracownika, jak i jego przełożonego oraz księgowego. Przede wszystkim, rezygnacja z ręcznego wypisywania delegacji i puszczania w obieg dokumentów papierowych:
- pozwala zaoszczędzić czas,
- umożliwia optymalizację wydatków,
- daje większą kontrolę nad podróżami służbowym i finansami przekazywanymi na ten cel,
- oznacza pełną jawność i możliwość weryfikowania/akceptowania/rozliczania delegacji online z dowolnego miejsca,
- skraca i upraszcza ścieżkę rozliczania delegacji,
- pomaga w planowaniu bardziej efektywnych działań w przyszłości.
Inwestycja w digitalizację w obszarze wnioskowania i rozliczania delegacji oznacza liczne korzyści dla firm, o których warto przekonać się osobiście.
