Od wielu lat chcąc uporządkować rzeczywistość i nasze otoczenie, świadomie lub nieświadomie, stosujemy standaryzację. Po krótkim zastanowieniu się, każdy z nas jest w stanie podać co najmniej kilka przykładów norm i standardów, z którymi spotykamy się w życiu codziennym: międzynarodowe symbole i znaki (zakazu, nakazu), oznaczenia na produktach i usługach czy w miejscach publicznych.
Nie inaczej rzecz się ma z przestrzeganiem porządku w zakładzie pracy. Są pewne normy i standardy, którym wszyscy podlegamy (wynikające z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy czy innych rekomendacji branżowych), a których stosowanie wpływa pozytywnie na wizerunek firmy oraz wydajność pracowników. I choć jesteśmy zaznajomieni z zaletami standaryzacji to z pozoru proste przestrzeganie zasad porządku okazuje się jednak być jednocześnie jednym z najtrudniej egzekwowalnych. Można tłumaczyć to kulturą pracy, lenistwem załogi czy też brakiem umiejętności, jednak zamiast szukania wymówek, warto skupić się na sposobie zmiany takiego stanu rzeczy, gdyż będzie to z korzyścią dla całego przedsiębiorstwa.
Standaryzacja kwestii porządkowych znacznie ułatwia pracę zwłaszcza w miejscach, w których znajduje się wiele stanowisk roboczych lub gdzie produkuje się drobne elementy, gdzie sam proces produkcyjny jest “brudny” czy wymaga wielu niestandardowych lub złożonych operacji. Dlatego też większość firm stara się zoptymalizawać produkcję poprzez wdrożenie metody 5S oraz planowanie produkcji.
Czym jest metoda 5S i dlaczego warto jak najszybciej wprowadzić ją w życie?
Wydawałoby się, że zalety rozplanowania i uporządkowanie procesu produkcyjnego są oczywiste i nikogo nie trzeba przekonywać do ich stosowania, a uporządkowane miejsce pracy świadczy o skutecznie prowadzonym nadzorze jakościowym. Niestety w większości małych firm ciągle jest brak czytelnych zasad dotyczących kontroli jakości, a w systuacji gdy pojawia się reklamacja to zawsze i tak jest winny pracownik – „bo jeśli właściciel by był na jego miejscu, to pewnie lepiej wszystko by wykonał”.
Metoda 5S jest zestawem technik i narzędzi mających na celu ustanowienie i utrzymanie wysokiej jakości stanowisk pracy i leży u podstaw lean manufacturing. Wiąże się ona bezpośrednio z właściwą organizacją środowiska pracy oraz doskonaleniem kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Standaryzacja jest jedną z podstawowych zasad w metodzie 5S. Dzięki niej łatwiej obserwować procesy, mierzyć je, zauważać rozbieżności i ujawniać problemy. Często jest błędnie kojarzona z usztywnieniem zasad pracy, zamrożeniem postępu, bezsensowną kontrolą jakości oraz biurokracją. Jest to najczęściej skutek złych doświadczeń wynikających z traktowania standaryzacji jako celu samego w sobie, bez zrozumienia, że ma sens wyłącznie w kontekście doskonalenia i jako narzędzie budowania zakładowej stabilności.
Dlaczego warto stworzyć jasne wytyczne kontroli i korzystać ze standaryzacji:
- OPTYMALIZACJA KOSZTÓW – to Ty, a nie przypadek decydujesz jaki % czasu na kontrolę jest optymalny i… …oczywiście masz mniej reklamacji.
- AUTOMATYZACJA DZIAŁANIA –z każdą wpadką (a te są nieuniknione) masz co poprawić, by uniknąć powtórki;
- OSZCZĘDNOŚĆ CZASU– szybciej wdrażasz nowych pracowników;
- LEPSZE RELACJE Z ZAŁOGĄ – wszyscy wiedzą na czym stoją i kiedy pracują dobrze (jest to też dowód w sądzie pracy, jeśli chcesz ukarać pracownika)
Po co Ci spisane procedury produkcji?
Nie ma żadnego wymagania, aby procedura odnośnie produkcji była spisana. Wystarczy, że pracujecie według swojego schematu, to już jest procedura sama w sobie (tylko że nie w formie pisemnej).
Najlepszym rozwiązaniem, gwarantującym standaryzację, jest jakiekolwiek oprogramowanie produkcyjne, które ma w sobie podział na etapy – tak jak w np. Prodio: masz produkt z dokumentacją, dane zaciągają się do zamówienia, co widzi potem pracownik na hali, itd.
Prosty program do zarządzania produkcją, może Ci pomóc ponieważ:
- Możesz pozbyć się segregatorów z dokumentacją produktów i sprawić, żeby pracownik zawsze posiadał właściwe informacje.
Dzięki temu, że posiadasz bazę produktów, a informacje z produktu zaciągają się z niej automatycznie i trafiają od operatora na produkcję:
- Nie potrzebujesz segregatorów z przeterminowującą się dokumentacją, ponieważ baza produktów w Prodio automatycznie się aktualizuje.
- Nie musisz oznakować i wersjonować dokumentacji – program udostępnia daty zmian i login osoby wykonującej.
- Problem „Zarządzania wiedzą” z ISO 9001:2015 jest automatycznie rozwiązany - dane o produkcie są zbierane na bieżąco, a następnie aktualizowane dzięki reklamacjom i uwagom pracowników, a problem znika sam .
- Pracownik zawsze posiada aktualne informacje o produkcie, dzięki czemu spełnia wymagania normy odnośnie komunikacji i przekazywania wiadomości. Dzieje się tak, dlatego, że dzięki technologii produkcji możesz skierować uwagę do konkretnego operatora.
- Nie musisz drukować papierowych zleceń produkcyjnych i grafików pracy.
Jednym z najważniejszych elementów wszystkich systemów jakości (i słusznie, bo jest to jedno z głównych miejsc, gdzie powstaje najwięcej reklamacji), jest komunikacja między produkcją i biurem – czyli właściwe przekazanie poleceń pracownikom.
W praktyce zwykle sprowadza się to do tego, że przepisujesz wszystkie parametry z zamówienia na zlecenie produkcyjne, które następnie przekazujesz pracownikom lub kompletujesz zbiór kserówek z zamówieniem i rysunkami, aby następnie zanieść je na halę.
Stosując program do zarządzania produkcją:
1. Nie musisz przekazywać żadnych papierów na produkcję – zarówno parametry zamówienia, jak i produktu są zamieszczone w systemie.
2. Pracownicy zawsze wiedzą, co mają robić – nie tylko bez konieczności wglądu w dokumenty, ale również bez Twojej obecności na hali, ponieważ plan produkcji jest dostępny on-line.
3. Koniec z zagubionymi zleceniami i rysunkami technicznymi na hali.
Czytając poprzednie porady pewnie pomyślałeś „KIEDY TO JA MAM DO CHOLERY ZROBIĆ?! ILE TO ROBOTY! PRZECIEŻ TRZEBA PRODUKOWAĆ, A NIE BAWIĆ SIĘ W ZARZĄDZANIE”. Uważaj, bo to To typowe 3 błędy odnośnie rozwoju produkcji:
- Nie bierzesz się za optymalizację w ogóle –przeraża Cię ilość pracy, więc odkładasz start na okres, kiedy będzie mniej zleceń...tylko, że albo nigdy tak nie będzie i chaos tylko wzrośnie, albo będziesz wtedy szukać nowych zamówień.
- Robisz w firmie jednorazową rewolucję (na ogół, gdy jest audyt Klienta / ISO 9001 / była wielka wtopa). Tworzycie nowe dokumenty i narzędzia na szybko, co potem trafia do segregatora, bo nikt nie wierzy w ich zastosowanie w praktyce.
- Za dużo analizujesz: dobrze widać to na przykładzie oprogramowania, sprawdzasz masę różnych opcji szukając dziury w całym, aż stwierdzasz, że chcesz oprogramowanie napisane tylko dla Ciebie – które jest zbyt drogie…
