Znalezienie odpowiedniej sali pod spotkanie szkoleniowe może stanowić wyzwanie. Musimy zadbać nie tylko o dobór odpowiedniego metrażu, ale również lokalizacji i wyposażenia. Na szczęście, ilość centrów konferencyjnych w Warszawie stale rośnie. Dzięki temu różnorodność ofert pozwala łatwiej i szybciej znaleźć odpowiedni obiekt. Gdy już się nam to uda, czeka nas jednak trochę formalności. Dowiedz się, co warto wiedzieć przy wynajmie sali szkoleniowej.
Dlaczego warto wynająć salę szkoleniową?
Profesjonalne obiekty konferencyjne oferują wynajem sal szkoleniowych wyposażonych w różnego rodzaju pomocny sprzęt. Dzięki temu nie musimy martwić się o to, czy w naszym biurze znajdują się odpowiednie narzędzia do przeprowadzenia szkolenia i wystarczająca do tego przestrzeń. Wyposażenie pomieszczenia i jego przeznaczenie powinno pasować do warunków i sposobu prowadzenia szkolenia. Innej przestrzeni wymagają zajęcia o charakterze warsztatowym, a innej wykład o tematyce BHP.
Pod względem ilości organizowanych szkoleń i konferencji biznesowych Warszawa wyprzedza wszystkie inne miasta. Większość ośrodków tego typu w stolicy została zaprojektowana z myślą o wynajmie biznesowym. Dzięki temu ich budynki oraz przestrzeń parkingowa są dostosowane do potrzeb nawet bardzo dużych przedsiębiorstw. Centra konferencyjne w Mazowieckim oferują wiele wygodnych, specjalnie dostosowanych przestrzeni. Aby znaleźć salę szkoleniową dopasowaną do potrzeb swojej firmy, warto sprawdzić ofertę Centrum ADN.
Na jakie kwestie warto zwrócić uwagę przed wynajmem sali konferencyjnej?
Przed wynajmem sali należy mieć na względzie kwestie formalne i organizacyjne. Sprawdzamy wyposażenie, ilość miejsc oraz dostęp do Wi-Fi. Warto mieć na względzie wygodną lokalizację. Gdy dokonamy wyboru sali, z usługodawcą zawieramy odpowiednią umowę.
Zawarcie umowy
Każde centrum konferencyjne posiada wewnętrzny regulamin wpływający bezpośrednio na warunki umowy najmu sali szkoleniowej. Większość obiektów udostępniających przestrzeń pod cele służbowe kieruje się podobnymi zasadami. Usługodawca w postaci ośrodka konferencyjnego zapewnia salę z wyposażaniem, a najemca jest zobowiązany do zwolnienia przestrzeni po ustalonym w umowie terminie w nienaruszonym stanie.
Cennik wynajmu sali konferencyjnej
Ośrodki konferencyjne ustalają swoje cenniki według stawki godzinowej. Zawsze należy rezerwować salę na czas dłuższy niż określony w planie spotkania, aby uniknąć dodatkowych opłat. Płatność za wynajem przestrzeni biurowej uiszczana jest z góry. Ewentualne przedłużenia w harmonogramie szkolenia, skutkujące zajęciem sali na dłużej niż było to początkowo przewidziane, należy uiścić według stawki przyjętej w umowie.
Rozliczenie księgowe wynajmu sali
Koszty usług konferencyjnych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ jest to działanie mające na celu m.in. integrację pracowników, utrzymanie relacji z klientem czy zawarcie kontraktu. Usługa konferencyjna jako usługa kompleksowa, jest nabywana w ramach prowadzenia działalności gospodarczej, zatem istnieje możliwość odliczenia od niej podatku VAT. Jednak, aby móc tego dokonać, należy pamiętać, że faktura dokumentująca usługę musi być wystawiona w formie jednego dokumentu i obejmować na raz całą jej wartość.
Ewentualne szkody
Najemca jest tym, który ponosi odpowiedzialność wobec centrum organizacji szkoleń za ewentualne szkody wynikłe z niewłaściwego użytkowania najętej przestrzeni. Dotyczy to również dodatkowych pomieszczeń, takich jak toaleta czy przestrzeń między salami. Za straty uznaje się zarówno uszkodzenia mienia jak i kradzież wyposażenia centrum.
O czym jeszcze warto pamiętać?
Co jeszcze warto wiedzieć, gdy organizujesz szkolenie poza biurem? Oto kilka przydatnych faktów:
- Jeśli w trakcie spotkania puszczana będzie muzyka, najemca na własną rękę musi zadbać o opłacenie ZAiKS. W centrach konferencyjnych mogą zdarzyć się zewnętrzne kontrole, a za wniesienie opłaty odpowiada organizator spotkania.
- W wynajętych salach szkoleniowych oraz konferencyjnych zabronione jest zwykle przestawianie mebli i sprzętu, stanowiącego ich wyposażenie. Grozi to uszkodzeniem stałych elementów wystroju i może skutkować nałożenie kary finansowej za wyrządzone szkody. Jeśli chcemy dokonać zmian w sali, należy to zgłosić usługodawcy.
- Wynajem sali szkoleniowej może zostać zareklamowany. Jeśli właściciel przestrzeni nie dopełnił swoich obowiązków, możemy zakwestionować wykonaną przez niego usługę.
Jeśli organizujesz szkolenie pracownicze, nie bez znaczenia jest wygodna, funkcjonalna przestrzeń. Duży wybór sal biznesowych dostępny jest w stolicy. Obiekty konferencyjne w Warszawie oferują bogato wyposażone pomieszczenia w dobrych lokalizacjach.
