Niszczenie zalegającej w firmie dokumentacji, dla której minął okres przechowywania staje się koniecznością. Prawidłowe zniszczenie zasobów dokumentalnych musi dokonać się zgodnie z prawem i obowiązującymi normami.
Dlaczego należy niszczyć dokumenty?
Regularna segregacja dokumentacji i wytypowanie tej części, dla której upłynął już termin przechowywania, do zniszczenia, jest podstawowym obowiązkiem każdej firmy. Proces ten jest bardzo istotny w celu zapewnienia zarówno własnego bezpieczeństwa firmy, jak również jej klientów. Dokumenty stanowią cenne źródło informacji podlegającej ochronie. Niezniszczony, wyrzucony w całości dokument może być wykorzystany w celu popełnienia przestępstwa. Może również być przyczyną ujawnienia poufnych, wrażliwych danych osobom czy organom do tego niepowołanym. Ponadto utylizacja niepotrzebnych już dokumentów pozwala na zrobienie miejsca na nową, bieżącą dokumentację.
Samodzielne niszczenie dokumentów lub zlecenie firmie zewnętrznej
Małe firmy, gdzie utylizacja dokumentów jest niewielka mogą podjąć się realizacji tego działania samodzielnie. Koniecznym do tego celu będzie zakup odpowiedniej niszczarki, zapewniającej wszystkie standardy wymagane normą prawną. W dużych zakładach i przedsiębiorstwach samodzielne niszczenie zasobów dokumentalnych może stać się kłopotliwe ze względu na straty efektywności czasu pracy oraz koszty poniesione na przeszkolenie personelu w powyższym zakresie. Jak twierdzi specjalista z HSM Recycling Warszawa (https://hsm-recycling.pl/) w takich przypadkach utylizacja przeterminowanej dokumentacji zlecana jest profesjonalnej, specjalizującej się w tym zakresie firmie.
Powierzenie zniszczenia dokumentów firmie zewnętrznej musi zostać sporządzone w formie pisemnej umowy, określającej nie tylko typowe warunki, jak czas realizacji, prawa i obowiązki stron z niej wynikające oraz ustalone wynagrodzenie, ale również zapewnienie dokonania całości procesu w sposób niepozwalający na ujawnienie zawartych w dokumentach danych. Niszczenia dokumentów mogą podjąć się tylko osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy i świadome ponoszonej za to odpowiedzialności. Ponadto firma musi wykazać się posiadaniem certyfikatów, uprawnień i międzynarodowych norm, takich jak system zarządzania jakością organizacji ISO 9001, system zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO 27001, czy normą regulującą wymogi i obowiązki w zakresie niszczenia danych DIN 66399 lub jej rozszerzoną normą ISO 21964. Atutem firmy jest również wykazanie się doświadczeniem, udowodnionym prawidłową realizacją wcześniejszych umów. Wykonanie usługi utylizacji dokumentów musi zostać potwierdzone protokołem zniszczenia. Jest on gwarantem przeprowadzenia jej w sposób zgodny z wszystkimi obowiązującymi przepisami.
Zagraniczna norma DIN 66399 i międzynarodowa norma ISO/ICE 21964
Do utylizacji dokumentów w Polsce przyjęta została, wprowadzona w życie w październiku 2012 roku, norma DIN 66399. Według niej ochrona danych podzielona jest na trzy grupy. Grupa pierwsza przewiduje ochronę przeznaczoną dla danych wewnętrznych z dostępem do niej szerszego kręgu odbiorców, jak materiały reklamowe, katalogi czy okólniki. Grupa druga obejmuje ochronę dla danych poufnych, przeznaczonych dla wąskiego grona odbiorców, np. korespondencja ofertowa, zawiadomienia, oraz dane osobowe. Grupa trzecia zapewnia ochronę danych tajnych, przeznaczonych dla autoryzowanego i wąskiego grona odbiorców, takich jak dokumentacja zarządzania, sprawozdania i dane finansowe.
Norma DIN 66399 dopuszcza wyłącznie mechaniczne niszczenie nośników danych. Przewiduje siedem stopni tajności dokumentów i ich bezpieczeństwa, dla których odpowiednio przypisane zostały maksymalne wielkości powierzchni ścinka. Norma ISO/ICE 21964 jest międzynarodową normą wprowadzoną w roku 2018, której zapisy stanowią rozszerzenie dla normy DIN 66399. Również ona przewiduje trzy klasy ochrony danych - podstawowych wewnętrznych, poufnych i tajnych, oraz przypisane im siedem stopni bezpieczeństwa określające maksymalne wielkości ścinka. Nowością jest wyróżnienie sześciu kategorii nośników, określających rodzaj materiału, na którym zawarta jest informacja. Tym samym uwzględniony w normie niszczenia został nie tylko rodzaj informacji, ale także rodzaj materiału ją zawierający. Powyższa norma jednoznacznie ustaliła również, kogo dotyczą zawarte w niej reguły. Muszą się jej podporządkować zarówno producenci niszczarek, jak również firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentów oraz osoby odpowiedzialne za utylizację zasobów dokumentalnych w swoich zakładach.
